Me contó un amigo auditor que una vez se quedó dormido durante una reunión en la que sólo eran cuatro alrededor de una mesa, dejando a sus interlocutores tan atónitos como cabreados. En su descargo decía que su hijo le había dado una mala noche, eran las cuatro de la tarde y el tema de la reunión era aburridísimo. Dormirse en una reunión es como dormirse al volante: aunque sean sólo diez segundos, las consecuencias pueden ser fatales. En el caso de mi amigo, aquel imperdonable fallo le restó ante su cliente toda credibilidad para el resto de la misión.
Me ha acordado de esta anécdota el otro día, porque durante una reunión de cuatro personas en torno a la mesa del despacho de un cliente, una de ellas consultó unas cinco veces el móvil durante la escasa media hora que duró el encuentro.
Vale que las empresas abusan muchas veces de las reuniones presenciales y que los mensajes, los correos y las tareas nos desbordan. Pero si hay que ir, se va mejor en actitud correcta, cumpliendo unos requisitos básicos.
Por ejemplo, ser puntual es sencillo, basta con salir un poco antes por si acaso. Y si te sobra tiempo antes de entrar, genial porque así tienes un rato para leer los mails que hayan llegado durante el trayecto o tomarte un café para estar a punto. Pero si no has podido evitar llegar tarde, por favor, no te excuses con el tráfico (siempre hay tráfico) o alegando que llevas a tu hijo al colegio (todos tenemos cuestiones personales, haber quedado a otra hora). Discúlpate y di simplemente que has tenido un percance.
También es muy fácil mantener una actitud corporal correcta, de escucha activa. Queda fatal sujetarte la cara con la mano, estar recostado en la silla en actitud displicente o andar más preocupado de lo que pasa alrededor que lo que se está diciendo en la reunion.
Tomar notas es fundamental. Si tu cliente (o tu jefe) lleva ya media hora de charla y no has apuntado más que la fecha y cuatro garabatos en el papel, no le va a gustar. Aunque presumas de tener una magnífica memoria. Confieso que una de las cosas que peor llevo en las reuniones es cuando un compañero se presenta con las manos vacías, sin un cuaderno o un ipad donde apuntar, como si fuera de paseo (a riesgo de ser acusada de barrer para casa, debo decir que en general los varones sufren más de alergia a tomar apuntes que las chicas, quienes por defecto suelen asumir la tarea de escribir el resumen de decisiones y próximos pasos).
La actitud en las reuniones no solo es una cuestión de respeto hacia nuestros interlocutores: es una forma de potenciar nuestra marca personal, que cuesta mucho crear y se puede dinamitar en un momento, como le pasó a mi amigo el auditor.
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