Cómo organizar tus tareas con Gmail

Publicado por el Dec 15, 2010

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Una lista de tareas to-do (things-to-do, cosas por hacer) está compuesta por una serie de actividades que necesitan completarse dentro de un periodo de tiempo. Es la forma más básica de gestionar tu tiempo y existen muchas aplicaciones informáticas disponibles para ayudarte en esa labor. Pero hoy te vamos a proponer una de las más sencillas de utilizar y que te puede facilitar mucho la vida. Hablamos de Gmail, el cliente de correo online de Google, y su funcionalidad de tasks (tareas).

En el siguiente tutorial, veremos cómo se crean y gestionan tareas.

Creando una tarea

Gmail tasks 1

En la columna de la izquierda del escritorio de Gmail, se encuentra la opción de Tasks (tareas). Si la pinchas, se abre una ventana en la parte inferior derecha de la página, desde la que podrás gestionar tus tareas.

Gmail tasks 2

Para crear una tarea, pincha el icono “+” situado abajo a la derecha. Después, asígnale un nombre escribiendo directamente sobre la nueva fila.

Gmail tasks 6

Para dar por finalizada una tarea hay que activar la casilla que hay a la izquierda del nombre.

Si quieres ampliar la tarea con más información, pincha en el símbolo “>” que se encuentra a la derecha.

Gmail tasks 3

Puedes ponerle una fecha de expiración (due date), una descripción o hacer que expire directamente activando la casilla que hay a la izquierda del nombre de la tarea.

Como veremos luego, también se pueden crear varias listas. Si se quiere cambiar la tarea de lista hay que hacerlo con el enlace “Move to list” (Mueve a la lista).

Gestionando tareas

Gmail tasks 4

Pinchando en el enlace “Actions” (Acciones) se realizan una serie de operaciones con las tareas. Por ejemplo, con “Indent”, una tarea se convierte en subtarea de otra. También es posible alterar el orden de las tareas con “Move up” (mover arriba) y “Move down” (mover abajo).

Si quieres imprimir la lista de tareas o enviarla por e-mail solo tienes que pinchar en “Print task list” o “Email task list”, respectivamente.

Para ver la lista de tareas completadas o finalizadas hay que elegir la opción “View completed tasks”. Si hay tareas a las que se les puso fecha de vencimiento, puedes clasificarlas con “Sort by due date”. Y para eliminar las tareas completadas, pincha “Clear completed tasks”.

Gmail tasks 5

También existe la posibilidad de mantener varias listas de tareas. La gestión de todas tus listas se realiza pinchando en el icono “Switch List” (cambio de lista) que aparece abajo a la derecha. Ahí puedes crear nuevas listas, borrarlas y cambiarlas de nombre.

Convirtiendo un mensaje de correo en tarea

Naturalmente, disponer de un gestor de tareas dentro de un cliente de correo, tiene muchas ventajas. La más evidente es que te permite relacionar mensajes de correo con tareas, lo cual puede ser muy útil.

Gmail tasks 7

Para ello, simplemente hay que elegir la opción “Add to tasks” (añadir como tarea) del menú “More actions” (más acciones), dentro del mensaje correspondiente.

Gmail tasks 8

De esa forma, se añade una nueva tarea con el enlace “Related mail” (mail relacionado) que te permitirá acceder al mensaje de correo cuando lo necesites.

Mantener una lista to-do de actividades a realizar es tan sencillo como esto con Gmail.

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