6 consejos para el buen uso del mail

6 consejos para el buen uso del mail

Publicado por el mar24,2016

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Me asomo al correo electrónico de la oficina tras dos días desconectada y aparecen ante mis ojos más de cincuenta nuevos mails, que miro con el mismo horror que si fueran cincuenta cucarachas negras saliendo de debajo del armario. Pero si es Semana Santa, por Dios.

No usamos bien esta herramienta, tanto correo no nos deja trabajar ni descansar. Así que hoy voy a compartir unos principios de uso que se me vienen a la cabeza.

1. No hace falta copiar a todo el mundo cada vez que queremos comunicarnos con alguien. Aunque esto va mucho con la cultura de cada organización, mi norma es poner en copia solo a aquellos para quienes la información es relevante o me han pedido expresamente estar informados sobre el asunto al detalle. Si la conversación va a traer discusión entre las partes, quizá puedas informar al resto de interesados cuando se haya llegado a una conclusión. No utilices el “contestar a todos” por norma y en lo posible evita las listas de distribución.

2. Comunica una sola idea en cada correo, concisa y clara, con un título relevante y corto. Si necesitas referirte a varios asuntos, presenta una lista con los puntos resumidos y añade links o un documento de detalle para aquellos que quieran profundizar.

3. Aunque el mail es una herramienta de comunicación rápida, trata de guardar cierto estilo en la redacción. Usa un lenguaje profesional aunque (según el tema o el interlocutor) quieras darle un aire amistoso. No uses mayúsculas ni intercales tamaños de letra grandes dentro de un párrafo, es como gritarle al otro.

4. ¿Has recibido alguna vez un mail indescifrable o excesivo? aunque vayas estresado, yo recomiendo que una vez escrito lo repases detenidamente antes de darle al botón enviar, para ver si tiene sentido, es educado y si está libre de faltas de ortografía: sólo lleva un minuto y el resultado merece la pena. Esto es de obligada aplicación si en el mail vas a expresar disconformidad o queja sobre algún asunto, nunca envíes mails “en caliente”.

5. Trata de ponerte en el lugar de quienes lo van a recibir. Al reenviar, no des por hecho que quien lo abra va a bajar en una cadena infinita de mails encadenados para encontrar el mensaje. Facilítaselo, escribe un breve párrafo resumiendo el asunto.

6. No esperes que lo contesten inmediatamente, quizá nuestro interlocutor está reunido, fuera de la oficina o simplemente concentrado en otro asunto. Si la cuestión es urgente, coge el teléfono y llama. No uses el aviso de recepción o lectura, provoca rechazo en el otro y mucha gente tiene esta opción deshabilitada.

No sé si estas ideas nos van a facilitar la gestión del mail, pero tampoco tengo tiempo de pensar más en ello. Voy a ver si me quito unos pocos correos antes de que acabe el día…

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